DÖKUMAN YÖNETİMİ

 

SharePoint Portal Server Nedir?

---SharePoint Portal Server uygulaması, şirket içindeki departmanlar arasında dolaşmak ya da müşterilerin bulunduğuyere gitmek yerine, birbirlerinden uzak yerlerde çalışanlara yönelik portallar kurarak gereksinm duyulabilecek tüm bilgilerin paylaşılması için oluşan çözümlerin birleşmesi sonucu ortaya çıkan bir Microsoft Sunucusudur. Sharepoint Portal Server uygulaması üç önemli başlık altında düşünülebilir;

·         Bilgi Paylaşımı

·         Doküman Yönetimi

·         Gelişmiş Arama Fonksiyonları.

Bu üç ana başlık Sharepoint Portal Server 2001 uygulamasının yapı taşlarını oluşturur. Ayrıca, şirket içinde kullanılan tüm bilgilerin son kullanıcı için kullanımı çok basit olan arama motorları aracılığıyla veya kategorileştirilmiş görünümler sayesinde  kolayca ulaşılabilir hale getirilmesi SPPS 2001’in en büyük avantajlarından sayılabilir. Tüm bu işlemleri çalışanlar tarafından yeni bir program öğrenmeye gerek olmayacak şekilde yapmak ise çok önemli bir avantajıdır. Sadece Office, Internet Explorer ve Windows Explorer kullanım bilgisi, Sharepoint Portal Server kullanımı için yeterli olmaktadır.

Portal ve Kurumsal Portal Nedir?

--- Portal: Bütün bilgi ve servislere tek ara yüzden, tek noktadan ulaşılabilen web sayfalarına portal denir. Kurumsal Portal ise şirketlere özgü elektronik ortamlarındaki tüm kaynakları bir araya getiren ve herkesin mümkün olduğunca kolay kullanmasını sağlayan iş masaüstleri diye tanımlanır. Herşeyin bir portal olarak adlandırıldığı günümüzde, gerçek bir portal ancak farklı uygulamalardaki bilgileri toplayarak tek bir ortamda kullanıcılara toplam iş bakışını verebiliyorsa 'intranet' ya da 'kurumsal portal' olarak adlandırılabilir.  Portalın kurulumu kolay olmalıdır ve portal, maksimum şekilde fayda sağlamak üzere kuruluşun özel ihtiyaçlarına göre ayarlanabilmelidir.

 

SharePoint Portal Server’ın Avantajları?

--- Microsoft Sharepoint Portal Server bir doküman yönetim sisteminde aşağıdaki özellikleri kapsamaktadır;

·         Doküman check-in/check-out (belgenin üzerinde ortak çalışma)    SPPS 2001Office 2000 ve Office XP’nin menülerinden direkt olarak erişilebilecek check-in ve check-out  özelliklerini sunmaktadır.Office belgelerini açarken otomatik olarak check-out yapma ya da saklama durumlarında otomatik olarak check-in yapma özellikleri, kullanıcı hatalarından dolayı belgelerin sistemin dışında kalmasına engel olmaktadır.

·         Versiyon kontrolü (istenen versiyona geri dönebilme ve versiyonların takibi) SharePoint Portal Server’ın belge düzenleme, düzenlenmiş belgeyi kısaltma ve eski haline geri çevirme gibi belge yönetimi ve takibi özelliklerinden yararlanarak belge üzerinde daha önceden yapılan değişiklikleri izleyebilirsiniz.

·         Yayınlanma (belgelerin bir onay mekanizmasından geçerek intranette yayınlanması) Belge onay sürecini doğrudan uygulamadan planlayabilirsiniz. Bu süreçte kullanıcılar, belgelerle ilgili olarak doğrudan belge içerisinde seri veya paralel onay süreçleri belirleyebilirler.

·         Güvenlik (belgelere herkesin hakları ölçüsünde erişebilmesi) Genel kullanıma yönelik belgeleri yayımlamak ve oluşturmak için tek adımlı bir süreç yardımıyla belge güvenliğini kolayca yönetebilirsiniz.. Erişim denetimi, çalışan kişi tarafından yönetilmektedir. Bu şekilde yöneticiler çalışma alanına üye ekleyebilir ve burada yayımlanan içerik ile ilgili olarak güvenliği denetleyebilirler.